การให้บริการและการรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า เป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดของธุรกิจยุคนี้เพื่อให้ “อยู่รอด” เพราะผู้บริโภคในปัจจุบันล้วนต้องการการบริการที่ดีและตอบโจทย์ความต้องการได้ทั้งนั้น หากแบรนด์ไหนที่ไม่สามารถให้บริการได้ดีเท่าที่ลูกค้าคาดหวัง ก็อาจจะต้องยุติธุรกิจลงเลยก็เป็นได้

ในการบริหารความสัมพันธ์และให้บริการลูกค้านั้น แบรนด์จำเป็นต้องมีการ “จัดเก็บ” ข้อมูลและการ “จัดการ” ที่เหมาะสม ระบบ Customer Relationship Management (CRM) และกระบวนการ CRM จึงเป็นส่วนสำคัญที่จะเข้ามาเป็นตัวช่วยในการบริหาร จัดการข้อมูลลูกค้า และยกระดับการบริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่คำถามสำคัญคือเลือกระบบ CRM อย่างไร? ในบทความนี้ Connect X จะมาบอก 5 วิธีเลือกระบบ CRM ให้เจ้าของธุรกิจมือใหม่ได้ทราบกัน

5 วิธีเลือกระบบ Customer Relationship Management

หนึ่งในปัญหาหลักๆ ของแบรนด์เมื่อนำระบบ CRM เข้ามาใช้ในธุรกิจคือ พบว่าระบบไม่สามารถตอบโจทย์การใช้งานได้ดีที่เท่าที่คิด ทั้งๆ ที่ลงทุนไปแล้วแต่กลับไม่ได้รับผลตอบแทนกลับมา เชื่อว่าเจ้าของธุรกิจทุกคนคงไม่ต้องการให้เหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้นอย่างแน่นอน ดังนั้นการคัดเลือกระบบ Customer Relationship Management จึงเป็นขั้นตอนที่มองข้ามไปไม่ได้เด็ดขาด

1. ตอบคำถามที่สำคัญก่อนเลือกระบบ CRM

อย่างที่กล่าวไปข้างต้น การลงทุนในระบบ CRM นั้นต้องอาศัยงบประมาณ สิ่งแรกที่ควรทำคือ พิจารณาความต้องการและเป้าหมายของธุรกิจเสียก่อน ด้วยการตั้งคำถามเช่น

• ลักษณะธุรกิจเป็นอย่างไร? – เป็นธุรกิจ B2C หรือ B2B ซึ่งจะบอกได้ว่าควรมุ่งเป้าหมายการใช้งานไปในด้านไหน
• เซลหรือทีมขายเป็นอย่างไร? – ปัจจุบันทีมขายมีกี่คน ดำเนินการขายผ่านช่องทางไหนบ้าง เช่น โซเชียลมีเดีย ติดต่อผ่านโทรศัพท์ อีเมล หรือเว็บไซต์ แล้วนำมาใช้พิจารณาต่อไปในอนาคต
• ข้อมูลที่ต้องการเก็บมีอะไรบ้าง  – ชื่อ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล รวมไปถึงความสนใจของลูกค้า อีกทั้งต้องคำนึงถึงลักษณะของธุรกิจด้วย เช่น ธุรกิจ B2B อาจจะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลค่อนข้างเยอะกว่า B2C เป็นต
• กระบวนการขายทำงานอย่างไร? – สำรวจกระบวนการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขายให้ละเอียด ว่ามีขั้นตอนอย่างไร แล้วกระบวนการ CRM ที่เราเล็งไว้ เข้ากันได้ดีกับระบบของธุรกิจหรือเปล่า

2. จดรายการสิ่งที่ต้องการจากระบบ Customer Relationship Management

พอทราบแล้วว่าธุรกิจมีปัญหาด้านไหนและต้องความช่วยเหลืออะไรบ้าง วิธีเลือกระบบ CRM ต่อมาคือการทำรายการหรือลิสต์สิ่งที่ต้องการจากระบบ CRM อาทิ ฟีเจอร์การเชื่อมต่อกับ API ต่างๆ การเชื่อมต่อกับช่องทางแบบ Omni-Channel ระบบ AI รายละเอียดการรายงานของแดชบอร์ด ระบบ Marketing Automation รวมถึงฟังก์ชันอื่นๆ ที่ธุรกิจต้องการ ก็จะช่วยให้สามารถคัดกรองตัวเลือกที่ไม่จำเป็นหรือไม่ตอบโจทย์ออกไปได้นั่นเอง

3. ความเป็นมิตรต่อผู้ใช้งานของระบบ CRM

แม้จะมีฟีเจอร์ที่ครอบคลุมกิจกรรมการตลาดและการบริการรอบด้าน แต่หากตัวแพลตฟอร์มใช้งานยากหรือต้องอาศัยความรู้ด้านเทคนิคมากเกินไป ก็อาจจะส่งผลเสียต่อทีมขายและธุรกิจแทน เช่น การเรียกดู Insight ของลูกค้าแต่ละกลุ่ม การเชื่อมต่อระหว่างแพลตฟอร์มการขายอื่นๆ เป็นต้น ว่าสามารถอำนวยความสะดวกและลดงานที่ซ้ำซ้อนได้จริงหรือเปล่า

4. ทดลองใช้หรือ Request Demo

อีกหนึ่งวิธีเลือกระบบ Customer Relationship Management ที่สามารถช่วยได้อย่างมากคือ การทดลองใช้งานจริง ซึ่งถ้าผู้ให้บริการเปิดให้ทดลองได้ฟรีก็ขอแนะนำให้เข้าไปเริ่มเรียนรู้ระบบด้วยตัวเองได้เลย พร้อมทั้งศึกษาความคุ้มค่าของแพ็กเกจต่างๆ หรือผู้ให้บริการระบบ CRM บางรายอาจจะไม่ได้เปิดให้เข้าทดลองใช้ได้ทันที แต่ต้องติดต่อเข้าไปเพื่อคุยกับเจ้าหน้าที่ แจ้งข้อมูลและความต้องการเบื้องต้น ก่อนที่จะได้รับสิทธิ์ทดลองใช้

ระบบ CRM ของบางแบรนด์อาจจะมีให้ “Request Demo” คือการขอให้ทางผู้ให้บริการทำการสาธิตกระบวนการ CRM ให้ดูนั่นเอง ให้ได้เห็นหน้าตาและความสามารถเบื้องต้นของระบบ เพื่อนำมาประกอบกับความต้องการของธุรกิจว่าตรงกันมากน้อยแค่ไหน

5. บริการให้คำปรึกษาทั้งก่อนและหลัง

สำหรับวิธีเลือกระบบ CRM ข้อนี้อาจจะไม่ได้เกี่ยวข้องกับตัวแพลตฟอร์มโดยตรง อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการก็เป็นส่วนหนึ่งที่สามารถช่วยธุรกิจได้ โดยควรมี “ศูนย์บริการลูกค้า” ไม่ว่าจะเป็นการให้คำแนะนำหรือการตอบคำถามของธุรกิจ มีการคลาสฝึกสอน (Training) ก่อนเริ่มต้นใช้งานระบบ รวมถึงเมื่อใช้งานระบบไปแล้ว แต่เกิดมีปัญหา ผู้ให้บริการก็ควรที่จะให้คำปรึกษาได้ สามารถติดต่อได้สะดวก และมีทางแก้ไขที่ชัดเจน ไม่ทิ้งกันไปกลางคัน

เมื่อได้อ่านทั้ง 5 ข้อนี้ไปแล้ว ทุกท่านคงจะตระหนักดีว่าการเลือกระบบ CRM นั้นอาจจะต้องใช้เวลาและความละเอียดรอบคอบในการพิจารณาก่อนตัดสินใจ ซึ่งถ้าใครเลือกได้แล้วว่าต้องการใช้ Customer Relationship Management ตัวไหน ก็สามารถวางแผนในการเริ่มซื้อและใช้งานได้เลย ซึ่ง Connect X ขอแนะนำให้กำหนดวันที่ติดตั้งชัดเจนและเชื่อมกับแพลตฟอร์มอื่นๆ ให้เรียบร้อยก่อนใช้งานจริง ให้ทีมงานได้ทำความคุ้นเคยกับตัวระบบและเตรียมความพร้อมข้อมูลเพื่อที่จะติดตั้งระบบใหม่ได้อย่างสมบูรณ์

สำหรับเจ้าของธุรกิจท่านใดที่กำลังมองหาระบบ CRM ดีๆ สักอัน หรือต้องการคำปรึกษาก่อนตัดสินใจ Connect X ก็พร้อมจะช่วย ด้วยแพลตฟอร์ม CDP ที่มาพร้อมกับระบบ CRM, Marketing Automation และรองรับกฎหมาย PDPA เพื่อให้ธุรกิจสามารถขยายฐานลูกค้าและเพิ่มยอดขายในยุคดิจิทัลได้อย่างยั่งยืน

เริ่มต้นสร้างประสบการณ์ดีๆ ให้ลูกค้าได้แล้ววันนี้ด้วย Connect X Marketing Platform ที่มาพร้อม CDP & Marketing Automation

วันนี้ทาง Connect-X จะพาเพื่อนๆมาทำความรู้จักกับ First-party data กันค่ะ 

First-party data ก็คือ ข้อมูลที่คุณรวบรวมโดยตรงจากลูกค้า ผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ และผู้ใช้แอปพลิเคชั่นต่างๆ ตามการโต้ตอบจริงของพวกเขากับธุรกิจของคุณผ่านจุดติดต่อต่างๆมากมาย(Touchpoint) ทั้งในอดีตและแบบเรียลไทม์ โดยสรุปแล้ว First-party data คือข้อมูลที่คุณรวบรวมด้วยความยินยอมของผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์(Consent)

“76% ของผู้บริโภคมีความพึงพอใจที่จะมอบข้อมูล(Consent) ให้กับธุรกิจเพื่อแลกกับประสบการณ์ที่เหนือกว่าไปทำการ Personalize Marketing”

ข้อมูลจาก First-party data ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างเนื้อหาที่มีความเป็น Personalize ได้สูงเป็นพิเศษรวมถึงการโฆษณาและที่สำคัญที่สุดคือประสบการณ์ที่ตอบสนองต่อผู้ใช้แต่ละราย เนื่องจากเป็นแหล่งข้อมูลที่แม่นยำที่สุดซึ่งคุณสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกของลูกค้าได้ (เช่น สิ่งที่ลูกค้าสนใจ ปัญหาอะไรที่พวกเขากำลังเผชิญ ความต้องการและความชอบของพวกเขาคืออะไร) อย่างไรก็ตาม การรวบรวมข้อมูลและการดำเนินการที่ทำให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจหรือตรงกับจริตของลูกค้าจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคุณมีกลไกและการปรับแต่งในเว็บไซต์ของคุณที่ตรงกับลูกค้าในขณะนั้นเพื่อถามพวกเขาว่าพวกเขาต้องการอะไรและพึงพอใจกับสิ่งใด

ในอดีต เราได้พูดคุยกันว่าประสบการณ์ของลูกค้าได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการดึงดูดและรักษาลูกค้าไว้ได้อย่างไร และข้อมูลของบุคคลที่หนึ่ง (First-party data) เป็นเชื้อเพลิงสำหรับเครื่องมือสร้างประสบการณ์นั้น ในขณะที่ผู้บริโภคลังเลใจเกี่ยวกับการแบ่งปันข้อมูลในอดีต แต่ 76% ในปัจจุบันยินดีที่จะมอบข้อมูลนั้นให้กับธุรกิจเพื่อแลกกับประสบการณ์ ข้อเสนอ และผลิตภัณฑ์ที่เหนือกว่า นี่คือสิ่งที่ทุกฝ่ายได้รับประโยชน์ทั้งเจ้าของธุรกิจและตัวลูกค้า

“ช่องทางการสื่อสารแบบเปิดระหว่างลูกค้ากับธุรกิจและผลิตภัณฑ์จะต้องทำภายในช่วงเวลาและตามเงื่อนไขที่ถูกต้องและเหมาะสมเพราะเป็นสิ่งจำเป็นในการรวบรวมและควบคุมข้อมูลบุคคลที่หนึ่ง (First-party data) แต่การที่จะสร้าง Value ให้กับผลิตภัณฑ์จะทำได้ก็ต่อเมื่อคุณเปิดใช้งานช่องทางการมีส่วนร่วมนั้นตลอด Journey ของลูกค้าทั้งหมด”

Anna Griffin ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดของ Intercom

ประสบการณ์การซื้อของลูกค้าในปัจจุบันไม่ใช่เป็นเส้นตรงแบบในอดีตอีกต่อไป ในปัจจุบันลูกค้าสามารถที่จะเจอประสบการณ์การซื้อได้จากหลากหลายช่องทางไม่ว่าจะเป็นทาง Website, Social หรือผ่านทาง E-commerce ยกตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจจะสอบถามข้อมูลผ่านทาง Social platform มีการคุยพูดคุยสอบถามรายละเอียดสินค้าแต่สุดท้ายแล้วลูกค้าซื้อของและชำระเงินผ่าน E-commece นั่นเป็นเหตุผลที่ทำให้เกิดสิ่งที่เรียกว่า CDP (Customer data platform) การผสานรวมข้อมูลจากแพลตฟอร์มต่างๆให้มาอยู่ในที่ที่เดียว ซึ่งหมายความว่าบริบทของลูกค้าจะถูกติดตาม ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดในเส้นทางของลูกค้าหรือกำลังพูดคุยกับใคร แบรนด์พยายามทุกวิถีทางเพื่อนำเสนอประสบการณ์แบบ Omni-channel ที่ไร้รอยต่อ โดยผู้มีอำนาจตัดสินใจทางธุรกิจ(Senior) ประมาณครึ่งหนึ่งกล่าวว่าแบรนด์ของตนไม่มีความสามารถถ่ายทอดบริบท (Journey) ผ่านช่องทางต่างๆ นี่เป็นอุปสรรคสำคัญในการรักษาความสามารถในการแข่งขัน เนื่องจากประมาณ 85% ของผู้ตอบแบบสำรวจทางธุรกิจยังระบุด้วยว่าลูกค้าของพวกเขาต้องการให้บริบทของพวกเขาติดตามจากช่องทางหนึ่งไปอีกช่องทางหนึ่งเพื่อประสบการณ์แบรนด์ที่ราบรื่น ดังนั้น การนำแหล่งข้อมูลมารวมกันในที่ที่เดียวช่วยให้ทีมของคุณสามารถโต้ตอบกับลูกค้าในลักษณะที่ยังคงตอบสนองความคาดหวังที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

ปัญหาของ Third-party data ในยุคปัจจุบัน

ก่อนที่จะไปพูดถึง Third-party data เรามาทบทวนกันสักเล็กน้อยว่า Third-party data คืออะไร คือ data ที่ถูกรวบรวมมาจาก Data aggregators ข้อมูลที่ซื้อจากแหล่งภายนอกที่ไม่ใช่ผู้รวบรวมข้อมูลดั้งเดิมของข้อมูลนั้น แต่ซื้อจากผู้รวบรวมข้อมูลขนาดใหญ่ที่ดึงมาจากแพลตฟอร์มและเว็บไซต์อื่นๆ ที่สร้างขึ้น ผู้รวบรวมเหล่านี้จ่ายเงินให้ผู้เผยแพร่และเจ้าของข้อมูลอื่นๆ 

แต่ปัญหาของมันอยู่ที่ปัจจุบัน ข้อมูลที่ได้มามีเยอะเกินทำให้ไม่มีคุณภาพเท่าที่ควรจะเป็นบวกกับในประเทศไทยเรามีการบังคับใช้กฏหมาย PDPA ซึ่งทำให้ยากต่อการจัดเก็บข้อมูลจาก Third-party data ยิ่งขึ้นไปอีก

ทิ้งท้าย

ก่อนจะจากกันไปขอทิ้งท้ายไว้ตรงนี้ว่าในปัจจุบันทุกๆธุรกิจควรที่จะเริ่มรีบเก็บข้อมูล First-party data เป็นของตัวเองได้แล้วค่ะ ใครที่มีข้อมูลเยอะก็จะยิ่งได้เปรียบเยอะในการแข่งขันในโลกธุรกิจปัจจุบันเนื่องจากข้อมูลไม่สามารถที่จะตามเก็บย้อนหลังได้ ดังนั้นถ้าธุรกิจไหนยิ่งมีข้อมูลของลูกค้าเยอะก็จะได้เปรียบในการแข่งขันมากยิ่งขึ้น

ปัจจุบันนี้กระบวนการตลาดสามารถดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว เข้าถึงง่าย และตรงกับความต้องการของผู้บริโภคได้มากขึ้น อันเนื่องจากข้อมูลดิจิทัลต่างๆ เช่น Cookies หรือ Big Data เป็นต้น รวมไปถึงเครื่องมือ Marketing Automation ต่างๆ ทั้งระบบ POS, ระบบ CDP, ระบบ CRM ที่กลายเป็นองค์ประกอบสำคัญที่นักการตลาดขาดไม่ได้ในยุคนี้

Connect X จึงขอมาเจาะลึกถึงความเป็นมาของระบบ CRM หนึ่งในเครื่องมือสุดสำคัญของการตลาดยุคดิจิทัล

ยุคการตลาดก่อน CRM

หากจะพูดถึงระบบ CRM หรือ Customer Relationship Management ก็ต้องย้อนกลับไปในยุคแรกๆ ของการตลาดหรือก็คือในช่วง “Product Era” ในช่วงปี 1860s – 1920s ที่ธุรกิจต่างๆ เน้นการผลิตสินค้าจำนวนมากในต้นทุนต่ำและอาศัยการนำเสนอถึงคุณภาพและประสิทธิภาพของสินค้าเท่านั้น รวมถึงยังมีแนวคิดที่ว่า “หากผลิตได้ ก็ต้องมีคนซื้อ” ซึ่งอาจจะใช้ไม่ได้ผลนักในปัจจุบัน

ต่อมาในช่วงปี 1920s-1940s เป็นยุคแห่ง “Sales Era” ที่ทุกคนจะโฟกัสไปที่การ “ขาย” ผ่านการทำโปรโมชันแบบหนักหน่วง ซึ่งทำให้สินค้าที่ไม่ค่อยได้ถูกเสาะหามากอย่าง เช่น ประกันชีวิตได้นำมาขาย หลายคนอาจคุ้นเคยกับเซลล์แมนที่จะไปขายของตามบ้านหรือที่เรียกว่า Hard Sell กันนั้นเอง

เนื่องจากการ Hard Sell ไม่ได้เป็นแนวทางการตลาดที่ยั่งยืนมากนัก จึงได้เกิด “Marketing Era” ในช่วงปี 1950s – 1990s ซึ่งถือเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญ ที่ได้มีการโฆษณามากขึ้น มีการตลาดอย่างเป็นระบบมากขึ้น เช่น แนวคิด Marketing Mix อย่าง 4P (Product, Promotion, Price, Place) ก็ได้เกิดขึ้นมาในยุคนี้เช่นกัน โดยจะโฟกัสไปที่การผลิตสินค้าและบริการที่ตรงความต้องการของลูกค้ามากขึ้น

จุดเริ่มต้นของระบบ CRM

แนวคิด CRM ได้ถือกำเนิดขึ้นช่วงปี 1990s หรือ “Relationship Marketing Era”  ซึ่งการตลาดนั้นจะเน้นการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ระยะยาว ระหว่างแบรนด์และลูกค้า โดยมีเป้าหมายเพื่อสร้าง Brand Loyalty ให้ลูกค้ากลับมาซื้อสินค้าหรือบริการอีกครั้งและไม่เปลี่ยนใจไปหาแบรนด์คู่แข่ง จึงส่งผลให้ Customer Relationship Management หรือการบริการความสัมพันธ์ลูกค้าเกิดขึ้นมานั่นเอง

ตั้งแต่ตอนนั้นจนปัจจุบัน ด้วยการพัฒนาของเทคโนโลยีระบบ CRM จึงได้เกิดขึ้นมาเพื่อช่วยบริหารความสัมพันธ์และปฏิสัมพันธ์ระหว่างแบรนด์กับลูกค้าหรือบุคคลที่มีศักยภาพที่จะกลายเป็นลูกค้า ให้ทำได้ง่ายและเป็นระเบียบมากกว่าเดิมนั่นเอง

ประโยชน์ของระบบ CRM

ระบบ CRM เป็นทางออกของปัญหาต่างๆ ทั้งในด้านการขายสินค้าและปัญหาที่ลูกค้ามักจะพบเจอบ่อยๆ เพราะสามารถช่วยจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าจาก Point of Sales ได้อย่างเป็นระเบียบ ง่ายต่อการนำมาวิเคราะห์ ช่วยปรับปรุงการขายผ่าน Sales Funnel ได้ ติดตามการขาย จึงแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้ในทันที

นอกจากนี้ นักการตลาดยังสามารถนำข้อมูลที่ได้มาศึกษา ปรับเปลี่ยนกลวิธีการตลาด  ปรับปรุงแคมเปญและโปรโมชัน ช่วยให้แบรนด์เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในอนาคต ทั้งยังมีส่วนช่วยในการตัดสินใจได้ว่าจะลงทุนเท่าไหร่ต่อการรักษาฐานลูกค้าเดิม หรือสร้างฐานลูกค้าใหม่

สิ่งที่ควรคำนึงในการทำ Customer Relationship Management

ปฏิเสธไม่ได้ว่าในปัจจุบันนี้ระบบ CRM นั้นมีฟีเจอร์มากมายเข้ามาอำนวยความสะดวกให้กับธุรกิจ แต่ก็ยังคงมีปัญหาต่างๆ ที่อาจตามมาได้ ยกตัวอย่างเช่น

• การจัดการข้อมูลมีความ “Silo” หรือแยกตามทีม ตามภาคส่วน และกระจัดกระจายไปตามแต่ละช่องทาง ส่งผลให้นักการตลาด เซลล์ขายของ และเจ้าของธุรกิจขาดความเข้าใจหรือเข้าใจผิดเกี่ยวกับ Customer Journey
• แบรนด์ต้องเชื่อมโยงข้อมูลที่ได้จาก CRM เข้าด้วยกัน ทั้ง Online และ Offline เพื่อให้เข้าใจ Touch Point ของลูกค้าอย่างแท้จริงหรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าเป็นการมองแบบ Single View นั่นเอง

ทั้งนี้เพื่อเป็นการหลีกเลี่ยงและลดโอกาสที่ปัญหาจะเกิดขึ้นระหว่าง Customer Journey ซึ่งจะทำให้ประสบการณ์การซื้อขายไม่เป็นไปอย่างที่คิด

ข้อแนะนำในการพัฒนา CRM ให้มีประสิทธิภาพ

การพัฒนา CRM ให้ดีขึ้นนั้นสามารถทำได้หลากหลายด้าน Connect X จึงขอมาแนะนำ 3 ปัจจัยสำคัญที่จะช่วยพัฒนา CRM ให้ดีกว่าเดิม

1. ปรับปรุงทุก Touch Point มอบประสบการณ์ที่ดีตั้งแต่ต้นจนจบ

ปัญหาการทำงานแบบ Silo ที่ได้กล่าวไปข้างต้นนั้นสามารถแก้ไขได้ด้วยการวิเคราะห์​ Customer Journey และระบุ Touchpoint ที่สำคัญออกมา โดยเริ่มจากการใส่ข้อมูล ในแต่ละขั้นตอนที่ลูกค้ามี Interaction กับแบรนด์ เป็นการตอบคำถามดังต่อไปนี้

• ลูกค้ากำลังคาดหวังอะไร?
• ลูกค้าคิดอะไรอยู่หรือมีคำถามอะไรต่อสินค้า/บริการหรือไม่?
• ลูกค้ารู้สึกอย่างไรในขณะนั้น?
• ลูกค้ากำลังมีปฏิสัมพันธ์กับแบรนด์ผ่านช่องทางไหนบ้าง?

2. รับฟัง Feedback จากลูกค้าและนำมาพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

เสียงและคำตอบรับของลูกค้าถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากที่จะส่งผลต่อการพัฒนาของแบรนด์ในอนาคต ซึ่งแบรนด์สามารถนำ Feedback จากลูกค้ามาวิเคราะห์ สร้างประสบการณ์ที่ตรงใจกลุ่มเป้าหมายได้ ไม่ว่าจะเป็นคำตอบรับแบบ

• Feedback ทางตรง – จาก Survey/Poll, คำติชม หรือวิจัยการตลาด
• Feedback ทางอ้อม – คอมเมนต์บนโซเชียลมีเดีย, อีเมลที่ลูกค้าส่งถึงแบรนด์, การสนทนาจากทีม Call Center
• Feedback แบบ Inferred – เว็บไซต์, หน้าร้านค้า หรือ Contact Center

โดยแบรนด์ควรนำคำตอบรับทั้งหมดจากทุกช่องทางมาวิเคราะห์ร่วมกัน และทำการอัปเดตแบบเรียลไทม์ และมอบหมายให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้แก้ปัญหาอย่างรวดเร็วกว่าเดิม

3. สร้างประสบการณ์แบบ Personalized ให้แต่ละบุคคล

การมีระบบ CRM ที่ดี จะสามารถส่งมอบประสบการณ์ที่ดีให้เหมาะสมกับลูกค้ารายบุคคลได้ ขึ้นอยู่กับการเก็บข้อมูลที่มีคุณภาพ เพื่อนำมาวิเคราะห์และเข้าใจความต้องการของลูกค้าแต่ละคน ซึ่ง ระบบ CRM ในปัจจุบันก็มักจะทำงานควบคู่กับ CDP (Customer Data Platform) เพื่อการตลาดที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยที่ธุรกิจไม่จำเป็นต้อง Integrate หลายๆ ระบบเข้าด้วยกันให้ซับซ้อน

อย่าง Connect X ที่เป็น CDP พร้อมด้วย Marketing Automation และระบบ CRM ครอบคลุมการตลาดออนไลน์ในทุกด้าน สามารถรวบรวมและวิเคราะห์ Customer Insight ได้แบบ 360° เปลี่ยนจาก Unknown Customer เป็น Known Customer ได้ง่ายๆ มีระบบ Customer Journey แบบ Cross Channel หากส่งข้อความโปรโมชันหรือแคมเปญแล้วไม่มีการตอบรับ ระบบจะส่งผ่านไปยังช่องทางอื่นๆ ให้อัตโนมัติ สร้าง Brand Awareness, Conversion และรักษาความสัมพันธ์ระยะยาวได้ย่างแน่นอน

บทความอื่นๆที่น่าสนใจเกี่ยวกับ ระบบ CRM (Customer Relationship Management)

• แนะนำ 3 เทรนด์สำคัญของระบบ Customer Relationship Management ที่น่าจับตามองในปี 2022
• ถอดบทเรียน 3 ธุรกิจชื่อดังที่ใช้ระบบ CRM จนประสบความสำเร็จ!
• ปรับกลยุทธ์การขายให้ธุรกิจแบบใหม่ด้วยระบบ CRM
• เจาะลึก! ความเป็นมาของระบบ CRM เครื่องมือที่ธุรกิจยุคใหม่ต้องมี
• CRM (Customer Relationship Management) กับ CDP แตกต่างกันอย่างไร?
• Customer Relationship Management สำคัญอย่างไร ทำไมทุกธุรกิจต้องมี?

เริ่มต้นประสบการณ์ดีๆ ให้กับลูกค้าได้แล้ววันนี้ด้วย Connect X Marketing Platform ที่มาพร้อม CDP & Marketing Automation

ทุกคนล้วนต้องการความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว แต่ในยุคโลกออนไลน์ที่ธุรกิจและนักการตลาดสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลได้ง่ายๆ ก็อาจสร้างความกังวลให้ใครหลายๆ คน ซึ่งการบังคับใช้ของ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 หรือ กฎหมาย PDPA เมื่อ 1 มิ.ย. 2565 ที่ผ่านมาช่วยรักษาความปลอดภัยแก่ข้อมูลส่วนบุคคลได้ดี

สำหรับเจ้าของแบรนด์หรือธุรกิจแล้ว “การเก็บข้อมูลรักษา PDPA” ไม่ให้ตัวเองละเมิดกฎนั่นเป็นสิ่งที่ต้องคำนึกไว้เสมอ เพื่อไม่ให้เกิดภาพลักษณ์ที่เสียหายต่อแบรนด์หรือมีการฟ้องร้องนั่นเอง

แล้วธุรกิจต้องคำนึงเรื่องอะไรบ้าง? มาหาคำตอบกันในบทความนี้ไปพร้อมกับ Connect X เลย!

หน้าที่ของธุรกิจในการเก็บข้อมูลลูกค้า

อย่างที่ทราบกันดี PDPA คือกฎหมายที่ถูกร่างมาเพื่อให้ความปลอดภัยต่อเจ้าของข้อมูล ป้องกันไม่ให้ผู้ประสงค์ร้ายนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ผิดกฎหมายหรือใช้ข่มขู่เพื่อหวังผลประโยชน์ สำหรับแบรนด์ในฐานะ “ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller)” มีหน้าที่อันแสนสำคัญต่อลูกค้า (เจ้าของข้อมูล) ตามกฎหมาย PDPA ในการรับผิดชอบข้อมูลต่างๆ ที่ได้มา ไม่ว่าจะเป็น

• ระบุวัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูลให้ชัดเจนและครบถ้วน
• ในกรณีที่ต้องขอความยินยอม ธุรกิจต้องมอบอิสระแก่เจ้าของข้อมูลในการเลือกให้ความยินยอม
• ธุรกิจควรเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ และลบข้อมูลทั้งหมดเมื่อถึงกำหนดระยะเวลาที่ได้แจ้งเอาไว้
• แจ้งเจ้าของข้อมูลให้ทราบถึงสถานที่ติดต่อและผู้ดูแลหรือผู้ประสานงานข้อมูล
• ต้องเก็บของมูลจากเจ้าของเท่านั้น (1st Party Data) ไม่สามารถเก็บข้อมูลลูกค้าจากแหล่งอื่นๆ ได้ เช่น การซื้อข้อมูลจากที่อื่น  ในกรณีที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลจากแหล่งอื่น ก็ต้องแจ้งขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลโดยเร็วที่สุด หรือภายใน 30 วัน

นอกจากความรับผิดชอบต่อข้อมูลเหล่านี้แล้ว ธุรกิจควรทำการกำหนดนโยบายในการเก็บข้อมูลอย่างชัดเจนที่สุด เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาหรือความเข้าใจผิดในภายหลังนั่นเอง ทั้งนี้ทุกฝ่ายในองค์กรหรือธุรกิจต้องรับรู้และเข้าใจตรงกัน

สิ่งที่ธุรกิจต้องคำนึงถึง ก่อนเริ่มเก็บข้อมูลลูกค้า

เมื่อทราบถึงหน้าที่ในด้านต่างๆ ที่ธุรกิจต้องปฏิบัติต่อเจ้าของข้อมูลแล้ว ยังมีอีกหลายสิ่งที่ต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วน เพื่อในการเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่นและอยู่ภายใต้ PDPA โดยเริ่มจากบุคคลภายในองค์กรหรือบริษัท ดังนี้

1. กำหนดมาตรฐานในการเก็บรักษาข้อมูล

เมื่อข้อมูลสามารถเก็บรวบรวมได้จากหลายแหล่ง อาทิ การสมัครสมาชิกบนเว็บไซต์ ข้อมูลที่ลูกค้าให้ผ่านแชท หรือการกรอกแบบฟอร์ม ธุรกิจควรที่จะสร้างมาตรฐานในการเก็บและรักษาข้อมูลต่างๆ ให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน เพราะนอกจากจะเป็นการสร้างความปลอดภัยให้แก่เจ้าของข้อมูลแล้ว ยังทำให้ง่ายต่อการที่ธุรกิจจะต่อยอดกิจกรรมทางการตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย โดยอาจทำผ่านระบบ CRM หรือระบบ CDP เป็นต้น

2. ระบุข้อมูลที่จำเป็นต้องเก็บรวบรวม

แต่ละฝ่ายในองค์กรต้องการข้อมูลที่แตกต่างไปเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ฝ่ายการตลาด, ฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี หรือฝ่ายบริการลูกค้า ล้วนต้องการชุดข้อมูลที่ไม่ซ้ำกัน เจ้าของธุรกิจจึงควรให้แต่ละฝ่ายระบุข้อมูลที่จำเป็นต้องเก็บและระยะเวลาที่เก็บข้อมูลที่ชัดเจน ก่อนร่างนโยบายการเก็บรวบรวมข้อมูล

3. จัดแยกประเภทของข้อมูล

กฎหมาย PDPA นั้นครอบคลุมทั้งข้อมูลในรูปแบบออฟไลน์และออนไลน์ ดังนั้นเพื่ออำนวยความสะดวกในการตรวจสอบ ธุรกิจควรจัดแบ่งประเภทของข้อมูลอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่จัดเก็บผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลที่จับต้องได้ (Hard Copy) จนกระทั่งรูปแบบข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป และข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว (Sensitive Personal Data) เพื่อสร้างความเป็นระเบียบ อีกทั้งทำให้มีหลักฐานพิสูจน์อำนาจในการจัดเก็บข้อมูลตามระยะเวลาที่กำหนดด้วย ซึ่งหากมีแพลตฟอร์มหรือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลที่เป็นไปตามกฎระเบียบของ PDPA จะช่วยธุรกิจได้อย่างมากเลยทีเดียว

4. จัดตั้งเจ้าหน้าที่ Data Protection Officer

เมื่อกฎหมาย PDPA ถูกบังคับใช้ เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล หรือ Data Protection Officer (DPO) นั้นควรเป็นส่วนหนึ่งของทุกธุรกิจ โดยเป็นผู้ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญในด้านกฎหมาย PDPA และ GDPR โดยเฉพาะ ซึ่งจะเป็นผู้ที่คอยให้คำปรึกษากับธุรกิจ คอยแนะนำหากบริษัทยังปฏิบัติไม่ถูกต้องตามระเบียบ และสามารถช่วยเหลือประสานงานกับหน่วยงานรัฐที่เกี่ยวข้องในกรณีที่ข้อมูลลูกค้าถูกล่วงละเมิด

5. สร้าง Privacy Policy ให้สอดคล้อง PDPA

เชื่อว่าหลายธุรกิจคงคุ้นเคยกับการร่างนโยบายความเป็นส่วนตัวหรือ Privacy Policy กันแล้ว แต่หากเป็นธุรกิจใหม่หรือยังไม่เคยร่างนโยบาย ก็ควรทำนโยบายให้ชัดเจนและสอดคล้องกับ PDPA ไม่ว่าจะเป็นการเก็บรักษาหรือการลบข้อมูลก็ตาม ยกตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าไม่ได้ใช้บริการหรือยกเลิกสมาชิกแล้ว ก็ให้มีการกำจัดข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการใช้บริการภายใน 3 ปี รวมไปถึงข้อมูลที่อ่อนไหวต่างๆ ทั้งนี้ระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลก็แตกต่างกันไป เจ้าของธุรกิจจึงควรศึกษาก่อนอย่างรอบคอบหรือปรึกษาเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลก่อนร่างนโยบายนั่นเอง

จะเห็นได้ชัดเจนว่านโยบายการเก็บรักษาข้อมูลและ PDPA เป็นสิ่งสำคัญต่อความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าอย่างมาก เพียงธุรกิจทำความเข้าใจและปรับตัวให้เข้ากับกฎหมายได้ก็จะสามารถลดความเสี่ยงที่จะละเมิดข้อมูลของลูกค้าได้ ทั้งยังเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจแก่แบรนด์ในสายตาผู้บริโภคด้วย

ส่วนเจ้าของธุรกิจท่านใดที่ต้องการตัวช่วยในการจัดระเบียบข้อมูลลูกค้าอย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งช่วยในด้านการตลาด ต้องไม่ลืมที่จะนึกถึง Connect X ซึ่งเป็นแพลตฟอร์ม CDP และ Marketing Automation อันทรงพลังที่จะช่วยยกระดับธุรกิจไปอีกขั้น