เมื่อ PDPA ถูกบังคับใช้อย่างเป็นทางการ ธุรกิจเล็กใหญ่ต้องปรับตัวให้สามารถแข่งขันและอยู่รอดได้ แล้วธุรกิจ SME เปิดใหม่ต้องเตรียมพร้อมด้านไหนบ้าง? มาหาคำตอบกัน

การตลาดและแบรนด์ต่างๆ ถูกขับเคลื่อนด้วยข้อมูล เพื่อทำการเก็บรวบรวมและประเมินผลข้อมูลในการเข้าถึงความต้องการของลูกค้า กล่าวได้ว่าทุกวันนี้เป็นยุค “Data Driven” อย่างชัดเจน ทั้งยังมีระบบต่างๆ เกิดขึ้นมาสนับสนุน เช่น ระบบ AI, Marketing Automation, CRM หรือ CPD ฯลฯ ช่วยให้ธุรกิจดำเนินกิจกรรมทางการตลาดได้สะดวก รวดเร็ว และแม่นยำมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม หลังจากวันที่ 1 มิ.ย. พ.ศ. 2565 ที่ผ่านมา ได้มีการบังคับใช้ “PDPA” หรือ “พรบ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562” ส่งผลให้ธุรกิจ SME และผู้ประกอบการต้องปรับตัวกันยกใหญ่ แล้วแบรนด์ต่างๆ ต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้างเพื่อรับมือกับ PDPA?

ทำความเข้าใจ PDPA

เชื่อว่าด้วยกระแสของพรบ. ฉบับนี้ ผู้ใช้งานอินเทอร์เน็ตหลายคนคงทราบกันอยู่แล้วว่าคืออะไร แต่สำหรับเจ้าของธุรกิจท่านใดที่พึ่งเริ่มศึกษา PDPA นั้นย่อมาจาก Personal Data Protection Act ซึ่งหน้าที่ของมันเป็นก็ตามชื่อเลย คือการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลต่างๆ ที่องค์กรได้เก็บรวบรวมหรือครอบครองไว้

พูดง่ายๆ ว่า ข้อดีของ PDPA คือความสามารถในการปกป้องข้อมูลของผู้บริโภคหรือลูกค้าเป็นหลัก ซึ่งถ้าถามว่าข้อเสียหากไม่มี PDPA คืออะไร? ก็ตอบได้ว่าเจ้าของข้อมูลอาจถูกละเมิด ข้อมูลถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด หรือมีผู้ไม่ประสงค์ดีนำข้อมูลไปใช้เพื่อผลประโยชน์ทางพาณิชย์ได้นั่นเอง

แม้จะฟังดูเป็นเรื่องดี แต่ในมุมมองของธุรกิจแล้วก็ถือเป็นเรื่องน่าปวดหัวเลยทีเดียว เพราะพรบ. นี้ส่งผลให้บริษัทต้องเปลี่ยนนโยบายการจัดเก็บข้อมูลให้มีมาตรฐานมากขึ้น ทั้งส่วนของเอกสารแบบออฟไลน์และดิจิทัล รวมไปถึงการตรวจสอบนโยบาย Privacy Policy และ Cookies Consent ในการเก็บข้อมูล เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการฟ้องร้องในภายหลัง

อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ PDPA ที่นี่

หน้าที่ของธุรกิจที่มีต่อข้อมูลลูกค้าในยุค PDPA

แบรนด์และธุรกิจมีหน้าที่สำคัญในการดูแลข้อมูลของลูกค้า ในฐานะ Data Controller และ Data Processer โดยมีหน้าที่ดังนี้

• จัดระเบียบข้อมูลและจำแนกความสำคัญของข้อมูล
• นำข้อมูลไปใช้งานอย่างเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นการใช้ข้อมูลเพื่อปรับปรุงเว็บไซต์ บริการด้านการตลาด หรือคัดเลือกสิ่งที่ตอบโจทย์ความต้องการในการใช้งาน
• การนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์สำหรับการทำงานต่อไป
• การให้ความคุ้มครองและป้องกันข้อมูล

สิ่งที่ธุรกิจ SME ต้องเตรียมพร้อม รับกฎหมาย PDPA

มาถึงคำถามที่เจ้าของแบรนด์หลายๆ คนสงสัย ซึ่งก็ต้องมีการเตรียมตัวในหลายๆ ด้าน  Connect X ขอยกตัวอย่างมาให้ 5 ข้อ ดังนี้

1.ตั้ง Budget ให้พร้อม

ในการบริหารข้อมูลทั้งในรูปแบบเอกสารและข้อมูลดิจิทัลนั้นมีค่าใช้จ่าย เช่น เครื่องเซิร์ฟเวอร์ (Server) สำหรับเก็บข้อมูล ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสหรือ Ransomware และแพลตฟอร์มสำหรับจัดการข้อมูล นอกจากนี้อาจมีค่าใช้จ่ายในด้านของการปรึกษานักกฎหมายอีกด้วย

2.แต่งตั้ง DPO เพื่อดูแลข้อมูล

DPO หรือ Data Protection Officer คือเจ้าหน้าที่ที่จะเข้ามาดูแลและให้ความคุ้มครองเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดในองค์กร เพื่อให้การจัดการข้อมูลเป็นไปตามกฎของ PDPA และประสานงานกับหน่วยงานภาครัฐด้วยนั่นเอง

3.กำหนดประเภทข้อมูลและวัตถุประสงค์

อย่างที่กล่าวไปว่าธุรกิจต้องปรับโครงสร้างการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล ให้จัดเก็บเพียงเท่าที่จำเป็นเท่านั้น ไม่สอบถามหรือขอข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหากไม่จำเป็น

4.ทบทวน Data Protection Policy

สำหรับธุรกิจที่ไม่ได้มีการร่างนโยบายหรือมาตรการป้องกันข้อมูลที่ครอบคลุมมากนัก ก็ควรที่จะตรวจสอบและทบทวนใหม่เพื่อคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัยที่สุด พร้อม จัดทำเอกสารมาตรการความปลอดภัยและดำเนินการจริง เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงว่าบริษัทมีการดำเนินการตามเกณฑ์

5.ค้นหาแพลตฟอร์ม CRM หรือ CPD ที่สอดคล้องกับ PDPA

ระบบ Customer Relationship Management (CRM) หรือ Customer Data Platform (CDP) ล้วนเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้แบรนด์บริหารความสัมพันธ์และจัดการข้อมูลของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งธุรกิจก็ควรเลือกใช้ระบบ CRM หรือ CDP ที่ใช้งานง่าย ครอบคลุม และปลอดภัย หากมีฟีเจอร์เด็ดๆ เสริมด้านการตลาดอย่าง Marketing Automation, Personalized Marketing, ระบบ AI หรืออื่นๆ จะยิ่งช่วยให้จัดการข้อมูลต่างๆ ของผู้บริโภคและลูกค้าเป็นไปได้อย่างราบรื่น

ทั้ง 5 ข้อนี้ก็เป็นเพียงการเตรียมพร้อมเบื้องต้นสำหรับการรับมือ PDPA แล้วยังมีด้านอื่นๆ ที่ขอแนะนำให้เจ้าของธุรกิจศึกษาอย่างละเอียดและเข้าใจ เพื่อนำมาปรับใช้กับธุรกิจอย่างถูกต้อง และสามารถนำข้อมูลต่างไปใช้ในการตลาดได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ส่วนท่านใดกำลังที่กำลังมองหาตัวช่วยเก็บและบริหารข้อมูลที่สอดคล้องกับ PDPA อย่างแพลตฟอร์ม CDP จาก Connect X และระบบ Marketing Automation ในตัว สามารถส่งแคมเปญทางการตลาดและสร้างปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าได้หลายช่องทาง ไม่ว่าจะเป็น SMS, Email, Social Media และเว็บไซต์ มอบประสบการณ์แบบ Personalized แก่รายบุคคล ทั้งยังช่วยวิเคราะห์และวางแผนกลยุทธ์ทางการตลาดได้เหมาะสม เพื่อสร้างความประทับใจและประสบการณ์การใช้งานที่ไม่ซ้ำใคร